Nel precedente articolo pubblicato sul blog Uninform - ANGQ dedicato alla Qualità, all'Ambiente ed alla Sicurezza abbiamo esaminato quali sono i principali obiettivi dell’attività di vigilanza nei sistemi di gestione, correlando questo elemento del sistema, rispetto ai requisiti legislativi in materia di salute e sicurezza dei lavoratori.
In questa seconda parte intendiamo individuare quali siano gli elementi essenziali di questa attività, al fine di consentirne lo svolgimento con efficienza ed efficacia, nel rispetto dei principali obiettivi definiti.
Il monitoraggio e la vigilanza, come altri elementi del Sistema di Gestione per la Salute e la Sicurezza dei Lavoratori, per conseguire il massimo valore aggiunto dalla loro attuazione, devono essere quindi inquadrate in un approccio sistemico che preveda una adeguata pianificazione, la corretta attuazione, una attenta verifica e quindi le opportune attività di riesame.
In questa visione, quindi, ogni organizzazione dovrebbe innanzitutto pianificare cosa sarà oggetto di misurazione; ciò produce, come output naturale, l’emissione di un piano di monitoraggi, che dovrebbe svilupparsi attraverso la definizione di:
• obiettivi del monitoraggio (cosa, dove, perché)
• modalità di monitoraggio (come, con quali metodologie, con quali strumenti)
• risorse per il monitoraggio (responsabilità, autorità e competenze, caratteristiche delle strumentazioni)
• programmazione temporale (quando, con quale frequenza o condizione)
• evidenze disponibili (registrazioni)
• gestione delle azioni successive (ripianificazioni, segnalazione e gestione delle non conformità).
Per concentrare le risorse sulle misurazioni più importanti, quindi è innanzitutto concentrarsi sugli obiettivi delle misurazioni, in quanto ogni organizzazione dovrebbe determinare quali siano le misurazioni che forniscono le informazioni più utili.
L’attuazione del piano di monitoraggio, è, conseguentemente, la fase successiva del processo. Spesso le attività di vigilanza richiedono di stabilire una procedura/e per la misurazione e monitoraggio delle prestazioni, per assicurare omogeneità nelle misurazioni e aumentare l’affidabilità dei dati.
Nella fase di attuazione, inoltre, è necessario garantire una adeguata competenza delle risorse che effettuano le attività previste. E’ infatti essenziale che i dati risultanti siano affidabili, in quanto da essi si traggono le informazioni necessarie per la programmazione delle azioni future, e quindi è determinante che l’intero processo garantisca una elevata attendibilità. Ciò può essere garantito solo allocando adeguate risorse, umane e strumentali o, eventualmente, facendo ricorso a risorse esterne quando quelle disponibili non risultassero adeguate.
Le attività di vigilanza, per poter risultare efficaci, inoltre devono essere adeguatamente programmate e scadenzate. La programmazione consente di valutare quale risulti essere l’impatto in termini di risorse allocate o da rendere disponibili, la definizione delle scadenze consente di garantire il mantenimento delle condizioni di conformità legislativa che lo stesso piano si prefigge di conseguire come principale e determinante obiettivo strategico.
Infine, registrazioni adeguate all’importanza dell’attività di vigilanza devono essere opportunamente conservate per garantire nel tempo la conformità ai requisiti di legge e di sistema di gestione. La definizione delle registrazioni necessarie delle attività di vigilanza, infatti, è una degli elementi più critici.
Un eccesso di evidenze, infatti, può costituire un appesantimento del sistema, tuttavia, soprattutto nei casi di eventi critici, è necessario disporre dei documenti necessari, comprovanti la corretta attuazione delle prassi definite. E’ pertanto necessario individuare le registrazioni necessarie e su quelle concentrare l’attenzione di coloro che effettuano le attività di monitoraggio, verificando, attraverso gli audit interni che esse siano efficacemente prediposte ed adeguatamente conservate.
Infine, i risultati della misurazione e del monitoraggio dovrebbero essere analizzati e utilizzati per individuare sia le situazioni positive sia quelle che richiedono correzioni o miglioramenti; L’identificazione delle anomalie reali o potenziali, costituisce un elemento strategico di ogni sistema di gestione.
Attraverso la definizione di adeguate azioni correttive (per le non conformità reali) e di azioni preventive (per quelle potenziali), infatti, è possibile conseguire il principale obiettivo di ogni sistema di gestione, il miglioramento continuo delle prestazioni attraverso la correzione delle situazioni anomale che si sono verificate o la prevenzione di quelle che, potenzialmente potranno verificarsi.
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collaborazione con altri organismi di rilevanza
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